CAREER PATH #4. L’Event Planner

Vincenzo Galimi, Director of Communication & CSR di Deutsche Bank, approfondisce la professione dell’Event Planner.

1. La sua giornata tipo:

La mia giornata tipo inizia con l’analisi della rassegna stampa e la diffusione della stessa ai colleghi della banca. Insieme al team Communications realizzo una sintesi delle principali notizie relative a Deutsche Bank e al mercato di riferimento in cui opera, sia in italiano che in inglese, per i colleghi stranieri. Successivamente si svolgono le prime riunioni interne della giornata.

2. Come è arrivato a ricoprire questo loro ruolo:

Nel 1992 mi sono laureato all’Università Cattolica in Scienze Economiche e Bancarie e ho inviato il Curriculum Vitae a varie banche. All’epoca gli istituti di credito erano il triplo di oggi e i laureati in questa disciplina erano pochi. Ho ovviamente iniziato come semplice impiegato. Il primo incarico è stato presso l’ufficio marketing di una grande istituzione finanziaria internazionale. Ho avuto sin da subito la fortuna di contribuire a gestire una delle prime crisis in ambito finanziario, che ha purtroppo interessato direttamente molti risparmiatori. Quell’esperienza mi ha insegnato molto e mi ha permesso di ottenere importanti risultati negli anni successivi: l’Oscar di Bilancio e della Comunicazione Finanziaria per il primo bilancio degli assets intangibili e una medaglia del Presidente della Repubblica per l’ideazione e per l’organizzazione del Salone del Risparmio. Va comunque ricordato che nella prima metà degli anni 90, lo scenario della comunicazione finanziaria, era molto diverso e le best practices del settore in Italia non erano ancora consolidate.

3. Le sue mansioni principali nell’ambito dell’organizzazione degli eventi:

Per quanto riguarda l’organizzazione di un grande evento, tra le varie mansioni, mi sembra utile citare quella di elaborare e di declinare l’obiettivo dell’evento nell’ambito di ciascuna attività che viene messa in atto per realizzarlo: Motivare? Condividere? Formare? Premiare? Presentare? … Il secondo passo è coordinare i componenti dello staff che a loro volta si occupano della logistica, del budget, dei materiali, dei relatori, degli invitati, del merchandising, della promozione, avendo cura dei dettagli e cercando di anticipare i bisogni e le necessità del target e degli stakeholders. Terza mansione: far rispettare i tempi di “produzione” e di “consegna” delle varie fasi del progetto. Fatto questo, direi che siamo a buon punto.

4. Conoscenze e competenze di un Event Planner:

In questo lavoro devi saper coniugare le attività strategiche con quelle operative, quali ad esempio la composizione e il controllo del budget, le capacità organizzative e le capacità di comunicare con il target, prima, durante e dopo la manifestazione. L’organizzazione di un evento racchiude in se e collega tutti i principali strumenti di comunicazione: pubblicità, media relations, content management, merchandising, digital comms… Vi è quindi la necessità di ideare e proporre una strategia di comunicazione, ma anche di attuarla concretamente. Ci sono già troppi slogan, metterli in pratica è una cosa sempre più rara, ma per gli eventi devi farlo o l’iniziativa è un flop.

5. Le soft skill da allenare maggiormente per ricoprire questo ruolo:

Sicuramente è necessaria una cultura ampia e trasversale, così come una buona capacità di scrittura. Le capacità relative alle mansioni specifiche invece si formano con il tempo, misurandosi con i diversi strumenti di comunicazione che ho citato prima.

6. I ruoli interni con i quali interagisce durante il suo lavoro:

Nel mio lavoro interagisco con vari ruoli interni differenti: i vertici della Banca e i responsabili delle varie business lines, l’ufficio risorse umane e i colleghi della casamadre. Gli altri ruoli con i quali sono in contatto sono quelli delle persone che compongono il mio team di comunicazione.

7. Quali sono le prospettive di evoluzione della professione:

La professione ha prospettive molto ampie in quanto c’è una domanda ampissima a fronte di un’offerta modesta di professionalità sia junior che senior. Solo per fare un esempio, cito la comunicazione interna che vive una crescente domanda ed ha davvero bisogno di persone preparate, ma se ne trovano poche in grado di gestire questa attività: chi lavora in questo ambito, ad esempio, si trova a dover interagire con i bisogni di tutte le funzioni aziendali, che deve conoscere bene, come pure la strategia d’impresa, e deve avere accesso ad informazioni di natura prospettica.

8. Key take aways:

Chiunque può avvicinarsi a questo ruolo, ma dovrebbe farlo con la consapevolezza che il mestiere comporta una gran quantità di lavoro, di studio e di approfondimento, sia sulle tematiche della materia che si intende comunicare, sia su tutti i nuovi strumenti di comunicazione che quotidianamente i nostri stakeholders utilizzano. Non è mai stato un lavoro “lunedì-venerdì, dalle 9 alle 5”, nemmeno quando il business non era così digitale. La formazione scolastica e il livello culturale che questa certifica è molto importante: non mi riferisco solo cultura tecnica relativa all’oggetto da comunicare (farmaceutico, finanziario, automobilistico, energetico, governativo, …), ma anche un buon livello di cultura generale, su tematiche “trasversali”, che potrebbero coprire vari ambiti. Quest’ultima infatti è molto importante, in quanto, offre spunti per relazionarsi con gli stakholders più diversi e non solo: ad esempio, un buon bagaglio culturale di un nuovo elemento nella squadra potrebbe contaminare positivamente il team di Comunicazione e consentirgli di integrarsi meglio e presto. Infine, ma non per questo, meno importante, saper scrivere è una capacità imprescindibile.