IL TASK MANAGEMENT CON LE APP TO-DO: COME MONITORARE E ORGANIZZARE I NOSTRI IMPEGNI

L’espressione task management, letteralmente “gestione dei compiti”, indica un’attività sempre più in voga all’interno della nostra società, perfettamente in linea con la frenesia che ci contraddistingue durante le nostre lunghissime giornate. Per organizzare tutte le attività di cui ci prendiamo a carico e aumentare la nostra produttività personale la rete offre moltissime applicazioni, che si basano sul semplice concetto di To-Do-List (letteralmente “lista di cose da fare”).

Adatte soprattutto a chi ha molti impegni e difficoltà a ricordarli tutti, queste applicazioni permettono di mantenere tutto sotto controllo e ritrovare la propria libertà mentale. Insomma, con le applicazioni To-Do, non avrai alcun timore di arrivare a fine serata dimenticandoti di quell’importante riunione di lavoro del pomeriggio, oppure di perdere le indicazioni dell’esame del professore; ti ricorderai con facilità di fare gli auguri di compleanno a un amico e avrai a portata di smartphone una ordinata lista della spesa da portare al supermercato.

Trovare un’applicazione efficace per tutte le esigenze non è semplice. Gratuite o a pagamento, infatti, esistono numerosissime piattaforme sul web (si pensi che nel 2006, la fondatrice di Lifehacker Giana Trapani, ha dichiarato di aver individuato oltre 17 milioni di applicazioni software e siti web al fine di gestire le To-Do-List).

Tra le principali, si trova sicuramente Todoist, che offre una piattaforma ampia e con numerose funzionalità. Il tool può essere usato direttamente dal browser, oltre che da smartphone, scaricando l’app per ottenere una perfetta sincronizzazione delle attività da PC e da cellulare. Come si evince dal sito web ufficiale, «Todoist ha aiutato milioni di persone a completare più di 1,5 miliardi di attività in oltre 150 milioni di progetti”». Si tratta di un vero task manager integrato anche a AmazonAppleFacebook, fino ad arrivare ai dipendenti di Adobe.

Tra le funzionalità vi sono la possibilità di aggiungere etichette, priorità e filtri, e creare delle sotto-attività ai principali compiti da svolgere; inviare notifiche e commentare i progetti; impostare obiettivi giornalieri per monitorare l’andamento della propria produttività, guadagnando punti con la funzionalità Karma.

La piattaforma suggerisce dei template molto innovativi, che vanno dal progettare un piano d’azione, una riunione in ufficio, un calendario per i social media, fino ad arrivare ai planning per gestire le proprie finanze e i propri progetti universitari.

Il vantaggio incredibile di Todoist è che è riuscita ad integrarsi anche in Outlook, grazie ad un plug-in che permette la gestione di attività direttamente dall’applicazione Microsoft. In breve, Todoist trasforma facilmente qualsiasi email di Outlook in una nuova attività o in un nuovo commento.

Remember The Milk è stata considerata da Lifehacker come «un vero e proprio coltellino svizzero della gestione delle liste di cose da fare». Oltre a ricevere promemoria tramite e-mail e notifiche, l’app registra le attività nelle vicinanze e consente l’integrazione di note da Google Calendar, Twitter, Evernote e via dicendo. 

Any.do, invece, presenta un’interfaccia molto semplice e intuitiva. Tra le funzionalità più utili risulta quella di eseguire rapidamente delle operazioni (come chiamare un contatto o inviare un messaggio inserito nel task) e suggerire gli acquisti della spesa in base alle preferenze dell’utente.

Ciascuna di queste app, oltre ad essere disponibile in lingua italiana su Play Store e App Store, consente di lavorare in team, Todoist e RTM  nelle loro versioni premium e Any.do nella variante business. Le liste di attività create da un utente vengono sincronizzate tra diversi dispositivi tramite il cloud. 

Infine, occorre ricordare che non esiste la migliore applicazione per organizzare i propri impegni, ma esiste il metodo migliore secondo le nostre esigenze e i nostri obiettivi. Insomma basta scegliere una di queste applicazioni per riordinare idee e progettare attività, anche a distanza. 

Alessia Sabrina Natalino